Voordat u afdrukservices gaat overwegen, is het belangrijk om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen – wat wilt u dat de printer doet? Hoeveel mensen zullen het gebruiken? Is snelheid belangrijker of geeft u prioriteit aan afdrukkwaliteit? Gebruikt u de printer voor basisdocumenten zoals spreadsheets en Word bestanden, of gaat u documenten afdrukken met afbeeldingen en foto’s? Lees in dit artikel meer over hoe u de beste printeroptie kunt kiezen voor uw bedrijf.
De meeste bedrijven kiezen voor netwerkprinters die door meerdere gebruikers kunnen worden gedeeld, in plaats van individuele printers voor elk bureau. Deze machines besparen middelen en gaan doorgaans veel langer mee dan kant-en-klare varianten. Ze bieden ook hogere printsnelheden, betere verwerking en geavanceerde afwerkingsopties. De meeste kunnen ook kopiëren, scannen, e-mailen en faxen.
In deze gids voor printservices voor KMO’s geven we een overzicht van de beste printeroptie voor uw bedrijf om het koopproces te vereenvoudigen. We leggen de soorten zakelijke printers, beschikbare functies en mogelijkheden, netwerkopties, kosten en betalingsopties uit. We geven ook enkele praktische tips voor het kiezen van de juiste leverancier.
Kleur versus zwart-wit
Als u alleen eenvoudige zakelijke documenten in platte tekst (spreadsheets, memo’s en brieven) afdrukt, is zwart-wit waarschijnlijk prima. Als u afbeeldingen, aangepaste logo’s of documenten met grafieken en andere afbeeldingen wilt afdrukken, moet u een kleurenprinter gebruiken. Monochrome printers verkopen nog steeds verrassend goed omdat ze de lopende kosten verlagen, maar houd er rekening mee dat u waarschijnlijk jarenlang vastzit aan de printer die u kiest. Als u in de toekomst de mogelijkheid nodig heeft om kleur af te drukken, moet u een andere bron zoeken.
Zakelijke printerfuncties
Een van de eerste dingen die u moet overwegen als het op functies aankomt, is of u een enkele of multifunctionele printer (MFP) nodig heeft. Zoals het klinkt, doen printers met één functie één ding: documenten afdrukken. MFP’s zijn geschikt voor vele andere taken, waaronder het scannen, kopiëren, e-mailen en converteren van documenten. Verschillende modellen combineren verschillende functies.
MFP’s zijn kostenbesparend omdat u niet meerdere machines hoeft aan te schaffen en ze minder ruimte innemen. Ze helpen het documentbeheer en de zakelijke workflow te stroomlijnen, omdat u documenten allemaal vanaf dezelfde machine kunt faxen, scannen en e-mailen. Ze zijn echter duurder. En als een persoon de machine bijvoorbeeld gebruikt om af te drukken, zal een andere werknemer moeten wachten om een fax te verzenden, een kopie te maken, enz.
Overweeg vervolgens de afdruksnelheid,- en volume, die een aanzienlijke invloed hebben op de prijs. Over het algemeen zijn afdruksnelheden van minder dan 20 pagina’s per minuut (ppm) te laag voor kantooromgevingen; snelheden van 20 ppm tot 40 ppm zijn voor de meeste kantoren voldoende; en snelheden boven 40 ppm zijn ideaal voor gebruik met grote volumes. Sommige van de meest geavanceerde machines halen 100 ppm, hoewel dit veel meer is dan de meeste kleine bedrijven nodig hebben. Het afdrukvolume kan variëren van basismodellen met slechts 100 vellen in de lade en 250 in de cassette tot MFP’s met 500 vellen in de lade en 2.000 of meer in twee of meer cassettes.
Geheugen is ook een belangrijke overweging. De meeste kantoorprinters variëren van 64 MB tot 256 MB RAM, hoewel u bij sommige duurdere printers eventueel extra geheugen kunt toevoegen.
Extra functies die u mogelijk in overweging wilt nemen bij het kiezen van de beste printeroptie, zijn onder meer:
- Automatisch dubbelzijdig afdrukken: Ook wel duplex genoemd, druk op beide zijden van het papier af zonder de machine opnieuw te laden.
- Automatische documentinvoer (ADF): Scan, kopieer, e-mail en fax documenten met meerdere pagina’s.
- Multifunctionele lades: Druk af op speciaal papier zoals enveloppen, briefkaarten, visitekaartjes, brochures en groot papier.
- Punten per inch (dpi): Het aantal punten per vierkante inch dat de printer op een stuk papier past. Hoe hoger het nummer, hoe scherper documenten en afbeeldingen zullen zijn.
- USB,- en kaartlezers om zonder computer af te drukken.
- Interactieve bediening via het touchscreen voor gebruiksgemak en gemak.
- Energy Star naleving voor lagere operationele kosten.
Netwerkopties
Een printer delen onder zoveel mogelijk werknemers is praktisch en financieel zinvol. Om dit te doen, moet de printer zijn aangesloten op uw kantoornetwerk, zodat gebruikers vanaf hun respectievelijke desktops, laptops, mobiele apparaten en soms op afstand kunnen afdrukken naar één machine.
Veel kantoren hebben meer dan één printer nodig. Er zijn maar zo weinig werknemers die op dezelfde printer kunnen vertrouwen zonder in de problemen te komen, dus kiezen bedrijven er vaak voor om voor elke afdeling, groep of team een laserprinter te kopen. Afzonderlijke printers kunnen zich op hetzelfde netwerk bevinden, waardoor werknemers onderling kunnen wisselen. Dit is vooral handig als werknemers bijvoorbeeld moeten overstappen van een monochrome machine naar een kleurenmachine. Of u kunt subnetwerken gebruiken waarmee bepaalde gebruikers alleen toegang hebben tot bepaalde printers. Deze worden soms gebruikt om de toegang tot kleurenprinters te limiteren of te beperken, omdat hun bedrijfskosten zoveel hoger zijn.
Printeronderhoud en service
Laserprinters hebben regelmatig onderhoud nodig, inclusief reiniging, inspecties en vervanging van versleten en defecte onderdelen. Regelmatig onderhoud helpt onverwachte storingen te voorkomen en verlengt de levensduur van uw machine.
De meeste fabrikanten en verkopers bieden tegen een extra vergoeding onderhouds,- en serviceovereenkomsten aan. Deze dekken doorgaans de kosten van kantoorbezoeken voor regelmatige service en onderhoud, evenals vervangende onderdelen zoals toner en drums. Sommige verkopers rekenen een vast jaarlijks tarief, terwijl anderen hun plannen prijzen op basis van uw printvolume. Een standaardtarief op basis van afdrukvolume is 1 of 2 cent per pagina.
ITAF Managed print Services
Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.
