De moderne IT-bedrijfssoftware van tegenwoordig maakt het volledig volgen van het bedrijfsproces mogelijk. Met de hulp van ERP zijn alle bedrijfsprocessen geïntegreerd, dus er is geen behoefte aan meerdere software. Essentiële informatie is op de juiste momenten beschikbaar en bespaart tijd en middelen. De ERP heeft essentiële gegevens bewaard die nodig zijn voor een succesvolle werking van uw bedrijf. In dit artikel zult u meer lezen over Enterprise Resource planning (ERP) en hoe u deze kunt beveiligen.
Kunt u zich voorstellen wat er zou zijn gebeurd als deze gegevens in de verkeerde handen zou zijn geraalt of als u ze voorgoed verloren zou hebben? De gevolgen zouden zeker zeer schadelijk zijn voor uw bedrijf. Dat is waarom het noodzakelijk is om voor de veiligheid van al uw ERP gegevens te zorgen.
Hier zijn enkele tips voor het beveiligen van uw ERP gegevens.
Beveilig uw PC’s en software
De eerste en belangrijkste stap voor beveiliging, niet alleen voor uw ERP gegevens, maar het hele systeem, is de installatie van beveiligingssoftware. Antivirus,- en antimalware software helpen u om ERP gegevens te beveiligen. Het voorkomt virussen en malware die uw computer aanzienlijk kunnen beschadigen en de beveiliging van uw gegevens in gevaar kunnen brengen.
Het is ook belangrijk dat u sterke wachtwoorden gebruikt. Weet u dat “123456” en “wachtwoord” al jaren een van de meest gebruikte wachtwoorden zijn? Maakt u en uw werknemers gebruik van vergelijkbare, eenvoudige, makkelijk te gebruiken wachtwoorden om ze eenvoudig te onthouden? Gebruikt u hetzelfde wachtwoord voor meerdere gebruikersaccounts? Als uw antwoord “ja” is op een van de laatste twee vragen, riskeert u de beveiliging van uw ERP gegevens.
De wachtwoorden die u gebruikt om u aan te melden op uw computer, bedrijfssoftware en alle andere gebruikersaccounts moeten uit minimaal 12 tekens bestaan. Dit omvat een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens. Maar maakt u zich geen zorgen. U hoeft ze niet allemaal te onthouden of op te schrijven op Post-it’s. Er zijn gratis applicaties voor wachtwoordbeheer waarbij u alle wachtwoorden op één plek kunt bewaren . U moet slechts één pincode onthouden om de toepassing te ontgrendelen.
Gebruik de cloud
Veel ERP leveranciers bieden de mogelijkheid om hun zakelijke programma in de cloud te gebruiken. Omdat cloudproviders geavanceerdere beveiligingssystemen hebben, zijn uw bedrijfsgegevens veiliger dan op uw computer. Wanneer u uw gegevens in de cloud opslaat, worden drie exemplaren op verschillende servers opgeslagen. Dus, in geval van een storing of uitval van een enkele server, hebt u nog steeds toegang tot uw gegevens. Omdat elke server zich op een andere locatie bevindt, zijn uw gegevens ook veilig voor schade die kan worden veroorzaakt door natuurrampen. Bovendien zijn alle gegevens die in de cloud zijn opgeslagen, gecodeerd en kunnen ze niet worden geopend zonder de bijbehorende decoderingssleutel. U kunt de gegevens ook zelf coderen voordat u deze in de cloud opslaat en zo uw ERP gegevens verder beveiligen.
Leid uw werknemers op
Medewerkers vormen de grootste bedreiging voor de beveiliging van uw systeem. Daarom is een van de belangrijkste manieren waarop u ERP gegevens kunt beveiligen werknemerseducatie. Uw werknemers moeten de bedreigingen voor uw beveiligingssysteem kunnen herkennen en weten hoe ze deze kunnen voorkomen. Een van de belangrijkste dingen is bijvoorbeeld het identificeren van gevaarlijke e-mailberichten. Dit omvat de zogenaamde phishing-e-mail. Deze berichten lijken te zijn verzonden door bedrijven van wie u de services gebruikt, waarbij u wordt gevraagd u aan te melden op uw account en uw gegevens bij te werken. Hun doel is om uw aanmeldingsgegevens te verkrijgen om zo aan te melden op uw gebruikersaccounts.
Uw gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor identiteitsdiefstal of om aan te melden bij andere services (als u één wachtwoord gebruikt voor meerdere accounts). Het is ook mogelijk dat u voor dergelijke websites bepaalde software moet downloaden. U zou dit nooit moeten doen omdat u malware op uw computer zou kunnen installeren. Helaas worden dergelijke berichten vaak niet gefilterd door antivirussoftware. Daarom zijn voorlichting en voorzichtigheid van uw medewerkers de sleutel.
Beperk de toegang tot gegevens
Zelfs als de ERP een bedrijfssoftware is die het gehele bedrijf dekt, betekent dit niet dat alle werknemers toegang tot alle gegevens moeten hebben. Verkoop zou bijvoorbeeld geen toegang moeten hebben tot de financiële informatie van uw bedrijf als dit niet noodzakelijk is voor hun zakelijke rol. Beperk daarom de toegang tot gevoelige gegevens. Hoe minder werknemers toegang hebben tot uw bedrijfsgegevens, hoe lager de kans dat de beveiliging van deze gegevens in gevaar komt.
Vergeet updates en back-ups niet
Regelmatige updates zijn erg belangrijk, niet alleen omdat ze nieuwe functionaliteit bieden in de applicaties, maar ook vanwege de beveiliging. Naast de ERP zelf, is het belangrijk om zowel de antivirussoftware als het besturingssysteem dat u gebruikt te updaten. Ze worden ook regelmatig geüpgraded zodat deze upgrades moeten worden geïnstalleerd zodra ze beschikbaar zijn. Zelfs als u al deze beveiligingsoplossingen implementeert, bestaat de mogelijkheid dat er iets fout gaat en dat uw gegevens worden aangetast. Het is daarom belangrijk om ERP gegevens extra te beveiligen en een back-up van al uw gegevens te bewaren, zodat u ze kunt raadplegen als dit gebeurt.
Hoe kan ITAF u helpen?
ITAF kan u helpen met alle noodzakelijke stappen in dit proces om uw gegevens te beveiligen. Een antivirusprogramma van hoge kwaliteit installeren en regelmatig bijwerken, werknemers opleiden en de toegang tot gegevens beperken, regelmatig een back-up van uw gegevens maken en u helpen uw ERP in de cloud te migreren. De ervaren en toegewijde ingenieurs van ITAF helpen u niet alleen met het instellen van de beveiliging van uw gegevens, maar ook met monitoring en disaster recovery, zodat u meer tijd kunt besteden aan het verbeteren van uw bedrijf.
Neem contact op met ITAF voor een gratis offerte.
