Wanneer u besluit te investeren in printerservices voor uw bedrijf, is het belangrijk om de voor,- en nadelen van het huren versus het kopen van een printer tegen elkaar af te wegen. Er zijn enkele grote verschillen tussen de twee en we zullen kort de belangrijkste punten bespreken.
Voordelen van het huren van een printer
Als u een printer huurt, spreidt u de kosten over een bepaalde contractduur. Het grootste voordeel van leasen is dat u geen hoge aanbetaling hoeft te betalen voor de printer, het zijn kleinere betalingen, gespreid over de tijd, waardoor deze beter beheersbaar wordt.
Bij het huren van een printer omvat uw contract met in het algemeen onderhoudskosten en toner bijvullingen, dit helpt om de kosten van leasen goedkoper te houden dan kopen, aangezien wanneer u de machine bezit, u verantwoordelijk bent voor alle extra kosten. Het is ook gemakkelijk om aan het einde van het contract een nieuwe lease,- of printer upgrade te kiezen zonder u zorgen te hoeven maken over de verkoop of het wegwerken van de oude printer.
Nadelen van het huren van een printer
De printer is normaal gesproken niet van u aan het einde van het leasecontract, daarom kan het voor u voordeliger zijn om een printer te kopen, omdat het dan tenminste een investering is waarover u eigenaar bent.
Als u de printer aanschaft, heeft u de volledige controle en kunt u beslissen wanneer deze moet worden onderhouden of vervangen, dit betekent dat u reparaties enz. rechtstreeks kunt organiseren en dat u niet naar de leasemaatschappij hoeft te gaan om dingen voor elkaar te krijgen.
Bovendien hebben de meeste van deze lease huurcontracten een minimale looptijd voor de lease, wat betekent dat u niet zomaar kunt terugtrekken en niet betalen als u niet hebt gehuurd voor de overeengekomen termijn.
Verschil tussen printerverhuur en leasing
Wanneer u een printer huurt, is het over het algemeen een lange termijn overeenkomst (meestal meerdere jaren) waarbij u maandelijks vaste bedragen betaalt voor het gebruik van de kantoorprinter.
Wanneer u een printer huurt, is het meestal een korte termijn overeenkomst waarbij u voor een bepaalde tijd een vergoeding betaalt voor het gebruik van een machine. Als u niet zeker weet of u een printer moet huren of leasen, denk dan goed na over de periode waarvoor u de printer nodig heeft.
Wat te overwegen bij het aanvragen van een offerte voor een printer:
- Zwart-wit versus kleur – Dit heeft een grote impact op de kosten van de printer, aangezien kleur een groot verschil maakt voor het eindproduct, de onderhoudskosten worden ook beïnvloed omdat er meer inktcartridges nodig zijn voor de kleurenprinters.
- Afdruksnelheid – Dit kan erg belangrijk zijn voor sommige bedrijven die zeer snel grote hoeveelheden moeten produceren. Terwijl sommige, vaak kleinere bedrijven tevreden zullen zijn met de standaard printsnelheid. De snellere machines zullen meer kosten.
- Functionaliteit – Heeft u veel functies nodig? Moet uw printer kunnen kopiëren, scannen, printen, e-mailen en faxen? Heeft u afwerkingsopties nodig, zoals nieten? Moet u kopiëren of afdrukken vanaf of op grotere papierformaten?
- Fax / scanner – Hebt u alleen een printer nodig of moet u ook kunnen faxen en scannen? Niet alle machines zijn compatibel met faxen en scannen, dus geef dit aan wanneer u een offerte aanvraagt.
- Draadloze connectiviteit – Heeft u draadloze connectiviteit van uw printer nodig? Veel vaste verbindingen kunnen beperkingen opleveren voor grotere bedrijven waar velen één kopieerapparaat gebruiken met een printer.
- Dubbelzijdig afdrukken – Dubbelzijdig afdrukken is een functie waarmee dubbelzijdig kan worden afgedrukt, waardoor papier wordt bespaard en de kosten worden verlaagd.
- Netwerkprinten – Met netwerkprinten kunnen mensen documenten afdrukken, zelfs als ze zich niet in de buurt van de printer bevinden, dit helpt de productiviteit te verhogen en is handig wanneer u meerdere werknemers hebt die één printer gebruiken.
- Automatische documentinvoer – Dit is handig als u grotere volumes afdrukt omdat het de snelheid en consistentie van de workflow verhoogt.
Printers met laag volume leasen
Voordat u besluit printers met een laag volume te leasen, moet u eerst wat berekeningen uitvoeren om te bepalen of dit kosteneffectief voor u is. Over het algemeen kosten printers met een laag volume niet veel geld, dus het is misschien de moeite waard om er gewoon een te kopen in plaats van te leasen.
Bedenk hoe lang u de printer nodig heeft en hoeveel pagina’s u elke dag kopieert om erachter te komen of leasen echt de meest haalbare optie is voor uw bedrijf. Een kleine printer kan ongeveer 20 afdrukken per minuut afdrukken.
Printers van middelgrote volumes leasen
Printers met een gemiddeld volume verwerken doorgaans ongeveer 40 afdrukken per minuut en zijn perfect voor kantoren met matige afdrukbehoeften. Het kan moeilijk zijn om te beslissen of een machine met een gemiddeld of hoog volume het beste is voor uw bedrijf. Een printer met een hoog volume kan 50 – 150 pagina’s per minuut kopiëren, dus als uw bedrijf groeit en uw documentstroom toeneemt, wilt u misschien een grote printer.
Overweeg of u een kopieerapparaat gedurende een lange periode nodig heeft of dat het alleen voor documentbeheer op korte termijn is, aangezien u niet jarenlang voor een kopieerapparaat wilt betalen wanneer u deze voor de meeste die tijd.
Printers met hoog volume leasen
Een hoogvolumeprinter is ontworpen om te voldoen aan constant hoge eisen in een druk kantoor, ze produceren meestal snel tussen de 50 en 150 afdrukken per minuut, en de gemiddelde maand zou enkele honderdduizenden exemplaren produceren door groot volume printers. Bekijk uw gemiddelde document uitvoervolume en beslis of een hoog volume printer geschikt is voor uw behoeften.
Overweeg ook of de grote volumes een kortetermijnsituatie zijn of als u verwacht een groot aantal consistent te kopiëren. Over het algemeen worden langere huurcontracten aangeboden tegen de beste tarieven en moet u rekening houden met uw behoeften voordat u voor de goedkoopste optie kiest.
Prijzen voor verhuur en lease
Het huren van een printer hangt grotendeels af van het aantal benodigde kopieën en niet van de tijd dat de kopieermachine nodig is. Door te berekenen hoeveel kopieën u elke maand moet maken, kunt u het benodigde printervolume en de geschatte huurkosten hiervan bepalen.
Welke printer u kiest, hangt af van de behoeften van uw bedrijf. Zoals eerder vermeld, kunt u kiezen uit modellen met een laag, gemiddeld of hoog volume, afhankelijk van het aantal kopieën dat u moet maken. De prijs van de individuele printer is afhankelijk van de functionaliteit en mogelijkheden. De modellen met een hoger volume kunnen doorgaans meer dan 40.000 exemplaren per maand verwerken en worden vaak geleverd met geavanceerde of optionele functies zoals automatisch nieten, stapelen en binden.
ITAF Managed print Services
Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.
